L'expédition peut être prise en charge par l'administrateur (vous) ou le fournisseur de chaque produit. Dès qu'une campagne est terminée, la liste de distribution est envoyée automatiquement à tous les fournisseurs associés aux produits demandés durant la campagne. Cette liste contient les noms des membres qui souhaitent recevoir des échantillons.

Pour expédier des produits, effectuez les étapes suivantes :

  1. Vérifiez que la campagne est terminée. Les campagnes se terminent automatiquement à la date de fin que vous avez spécifiée. Si besoin, vous pouvez modifier la date de fin d'une campagne pour accélérer le recueil d'avis.
  2. Si nécessaire, téléchargez la liste de distribution (un fichier CSV). Vous pouvez par exemple envoyer cette liste à un partenaire responsable de l'envoi des produits, et qui ne fait pas partie de la campagne. Pour télécharger la liste des membres :
    1. Cliquez sur Campagnes dans la partie supérieure du portail.
    2. Cliquez sur le nom de la campagne dans la section Campagnes récemment envoyées de la page.
    3. Cliquez sur l'onglet Traitement des produits.
    4. Cliquez sur Télécharger la liste de distribution des traitements pour télécharger un fichier CSV contenant les noms, adresses postales et produits demandés par chaque membre qui participe.
  3. Expédiez les produits gratuits aux membres de la liste.
    Remarque: Si la transporteur ne dessert pas les boîtes postales, vous devez contacter les membres qui ont indiqué une boîte postale comme adresse de livraison. Demandez-leur de mettre à jour leur profil en indiquant une adresse postale standard. Une fois cette mise à jour effectuée, vous pourrez télécharger une nouvelle liste de distribution des traitements.
  4. Marquez les produits comme expédiés. Vous pouvez faire cela de deux manières :
  • Mettez à jour le fichier CSV pour chaque membre puis chargez-le à nouveau sur le portail. Cette méthode est à privilégier si un partenaire externe responsable du traitement des échantillonnages s'est chargé de l'expédition mais n'a pas accès au portail, ou si vous souhaitez enregistrer les informations de suivi.
    1. Modifiez le fichier CSV et fournissez les informations suivantes :

      • Dans la colonne Expédié, indiquez la date d'expédition au format numérique (et non au format texte), comme suit :mm/jj/aaaa.
      • Dans la colonne Transporteur, indiquez le nom du transporteur dans un format général (et non numérique). Par exemple : Fed Ex Ground, UPS, USPS, etc.
      • Dans la colonne Numéro de suivi, indiquez le numéro de tracking de l'expédition fourni par le transporteur. Ce numéro doit être au format texte (et non au format numérique ou général) et ne peut pas contenir de tirets ou d'autres caractères du même type.
      • Dans la colonne URL de suivi, indiquez l'URL complète du site du transporteur via laquelle le membre peut suivre l'expédition. Utilisez un format général (et non le format texte ou un lien hypertexte).

      Les informations de ces colonnes seront visibles par les membres s'ils cliquent sur Suivre l'article sur leur dashboard.

    2. Cliquez sur Campagnes dans la partie supérieure du portail.
    3. Cliquez sur le nom de la campagne dans la section Campagnes récemment envoyées de la page.
    4. Cliquez sur l'onglet Traitement des produits.
    5. Cliquez sur Mettre à jour les informations de suivi puis chargez le fichier et mappez les champs.
  • Marquez les produits comme expédiés à l'aide du portail. Utilisez cette méthode si une équipe en interne s'est chargée de l'expédition ou si vous avez utilisé un transporteur qui ne fournit pas de numéros de suivi.
    1. Cliquez sur Campagnes dans la partie supérieure du portail.
    2. Cliquez sur le nom de la campagne dans la section Campagnes récemment envoyées de la page.
    3. Cliquez sur l'onglet Traitement des produits.
    4. Sélectionnez tous les produits de la liste qui ont été expédiés en cochant la case située à droite de chaque ligne.
    5. Cliquez sur Marqué comme expédié au-dessus du tableau.

Le premier e-mail de demande d'avis est envoyé aux membres x jours après que les produits sont marqués comme expédiés ; x a été spécifié lors de la création de la campagne. Ce calendrier ne peut pas être modifié après le lancement d'une campagne.